Descrizione del ruolo

Il Back Office Service Specialist è responsabile di coordinare e pianificare le operazioni di assistenza tecnica e le visite in loco, garantendo un’elevata qualità del servizio e la soddisfazione del cliente. La figura si occuperà di gestire le richieste dei clienti, preparare preventivi di base, monitorare le fatture e supportare il team tecnico e commerciale.

Responsabilità principali

• Pianificare e coordinare le attività di assistenza utilizzando il sistema di gestione dei servizi.
• Mantenere relazioni di fiducia con clienti, tecnici e partner autorizzati, assicurando il rispetto delle norme di salute e sicurezza.
• Organizzare viaggi e visite presso i siti dei clienti.
• Gestire le richieste dei clienti (telefonate, ordini, ecc.) e preparare preventivi semplici.
• Inserire note di credito, resi e crediti di garanzia.
• Coordinare il rientro di materiali difettosi da clienti, distributori e centri di assistenza.
• Supportare l’esecuzione di piani, politiche e progetti aziendali.
• Collaborare con altri reparti per garantire un’elevata efficienza nelle riparazioni e fornire supporto tecnico alle vendite.
• Assicurare la corretta emissione delle fatture e la chiusura delle attività secondo le procedure.
• Ordinare, se necessario, materiali locali per il servizio (es. ricambi o componenti).

 Requisiti minimi

• Esperienza di 3-6 anni in ruoli simili.
• Preferenza per candidati con esperienza nella riparazione di pompe, sistemi idraulici, motori elettrici o apparecchiature rotanti.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
• Precisione nella gestione del tempo e delle attività.
• Buona conoscenza delle procedure di test e montaggio di pompe.

Competenze richieste

• Gestione delle relazioni.
• Conoscenza tecnica e applicativa.
• Comprensione del business.
• Amministrazione dei servizi.
• Problem solving e capacità decisionale.

Indicatori di successo

• Soddisfazione del cliente (risultati del Service Customer Satisfaction Survey).
• Rispetto delle scadenze e delle procedure operative.
• Qualità del coordinamento tra team interni ed esterni.

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